MetaDaten ahoi … oder: Ablage abseits ausgetretener Pfade

Wer sich jemals mit Ordnung in einem digitalen System abgeplagt hat, dem fällt eine gähnende Abwesenheit von Metadaten beim Speichern von Daten auf. Metadaten, das sind Informationen, die sich nicht ursächlich im Namen oder im Inhalt der Datei, um die es geht, befinden.

Wenn Sie eine Datei auf dem Server ablegen, dann haben Sie nur recht wenige Möglichkeiten, dieser Datei von außen sichtbare Informationen mitzuliefern. Der meistbenutzte ist der Dateiname. Und da fängt dann die Mystik an: Aus „Broschuere2012_letzte.idd“ wird gern mal „Broschuere2012_letzteletzte.idd“ oder „Broschuere2012_letzte2.idd“.

Jemand, der die wirklich aktuelle Version dieser Datei sucht, muss also ein gerüttet Maß an Kenntnissen von Superlativen mitbringen UND den Sprachgebrauch der Firma verinnerlicht haben, um aus den eher kargen Angaben wirklich die richtige Datei herauszupicken. Diese babylonische Sprachverwirrung führt – zumeist in Situationen mit einem hohen Streßpegel – dazu, dass bereits Korrektur gelesene Arbeiten noch einmal an den Kunden geschickt werden mit der Bitte um Korrektur.

Abhilfe? Rigide Regeln, die dann aber auch nahezu diktatorisch durchgesetzt werden müssen. Oder Hilfskonstrukte: Ganz pfiffige Menschen kommen daher bald auf die Versuchung, andere Kanäle zu nutzen. Gern wird hier das Etikett auf Finderebene genommen. Was eigentlich gut und sinnvoll ist, aber immer mal wieder dann scheitert, wenn sich die Versionen von Arbeitsplatzsoftware und Server nicht so richtig gut verstehen. Das Konstrukt ist sehr fragil, und auf Fragilität eine Organisation aufzubauen – keine wirklich gute Idee.

Besserer Ansatz: Ein Speicherung zu wählen, die ein Mehr an Informationen rund um die abzuspeichernde Datei erlaubt. Da gibt es komplette Lösungen für viel Geld, fast komplette Lösungen für weniger Geld und interessante Ansätze für fast umsonst. Wie wäre es denn mal damit, ein Wiki für so etwas zu mißbrauchen?

Wiki – wissen Sie bestimmt, ist zuletzt dank WikiLeaks zu internationaler Berühmtheit gekommen. Es ist eine Software zur schnellen und einfachen Speicherung von Daten. Das Angebot reicht von kostenlos bis richtig teuer. Nutzer eines Apple Servers haben es schon „on board“. Ein Wiki erlaubt es Ihnen, zusätzlich zur Datei noch eine Unmenge an weiteren Informationen abzulegen, ohne den Benutzer in ein Korsett von vielen korrekt auszufüllenden Bildschirmmasken zu zwängen.

Interessant für Sie? Lassen Sie uns gemeinsam darüber nachdenken.

 

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